Outsourcing ist die Übertragung von Aufgaben, Funktionen oder Prozessen, die ein Unternehmen bisher selbst erledigt hat, an einen externen Dienstleister. Der Begriff ist aus „outside resource using“ gebildet. Es ist das Ergebnis einer Make-or-Buy-Entscheidung, bei der für eine bestehende Eigenleistung „Buy“ gewählt wird.

Typisch ausgelagert werden Leistungen, die nicht zum Kern des Geschäfts gehören: Lager und Versand, IT-Betrieb, Lohnabrechnung, Gebäudereinigung, Kantine, Fuhrpark oder die Fertigung einzelner Bauteile.

Form	Merkmal
Auslagerung (externes Outsourcing)	ein rechtlich und wirtschaftlich fremdes Unternehmen übernimmt die Aufgabe
Ausgliederung (internes Outsourcing)	eine eigene Tochtergesellschaft übernimmt die Aufgabe, das Unternehmen behält Einfluss über die Beteiligung
Komplettes Outsourcing	eine ganze Funktion geht nach außen, z. B. die gesamte Lagerlogistik
Teil-Outsourcing	nur einzelne Tätigkeiten gehen nach außen, z. B. nur der Paketversand
Offshoring / Nearshoring	der Dienstleister sitzt im fernen bzw. nahen Ausland

Die Rückverlagerung einer ausgelagerten Leistung in das eigene Unternehmen heißt Insourcing.

Kostenvergleich

Bei Eigenleistung fallen fixe Kosten (Personal, Flächen, Anlagen) und variable Kosten je Einheit an. Bei Fremdvergabe zahlt das Unternehmen meist nur einen Preis je Einheit. Outsourcing wandelt also Fixkosten in variable Kosten um. Wo beide Kostenverläufe gleich hoch sind, liegt die kritische Menge: Darunter ist die Fremdvergabe günstiger, darüber die Eigenleistung.

Formel:

Formel

x_{k r i t} = \frac{K _{f i x}}{p _{f r e m d} - k _{v}}

Beispiel: Ein Onlinehändler versendet bisher selbst. Der eigene Versand kostet 180.000 € fixe Kosten im Jahr und 3,50 € variable Kosten je Sendung. Ein Logistikdienstleister bietet 6,50 € je Sendung an. Kritische Menge: 180.000 € : (6,50 € − 3,50 €) = 60.000 Sendungen. Der Händler verschickt 45.000 Sendungen im Jahr. Eigenleistung: 180.000 € + 45.000 · 3,50 € = 337.500 €. Fremdvergabe: 45.000 · 6,50 € = 292.500 €. Das Outsourcing spart 45.000 € im Jahr – solange die Menge unter 60.000 Sendungen bleibt.

Wichtig: Für die Entscheidung zählen nur Fixkosten, die durch das Outsourcing tatsächlich wegfallen. Bleibt etwa die gemietete Halle bis zum Ende des Mietvertrags leer stehen, gehört ihre Miete nicht in die Rechnung – der Vorteil schrumpft entsprechend. Das ist eine beliebte Prüfungsfalle.

Vorteile und Risiken

Vorteile	Risiken
Fixkosten werden variabel, Kosten passen sich der Menge an	Abhängigkeit vom Dienstleister, schwächere Verhandlungsposition
Spezialwissen und Größenvorteile des Dienstleisters	Verlust von eigenem Know-how, Rückholung teuer
Konzentration auf das Kerngeschäft	Qualitätsprobleme, weniger direkte Kontrolle
weniger Kapitalbindung in Anlagen	Abstimmungs- und Vertragskosten, die im Angebotspreis nicht stehen

Die Make-or-Buy-Entscheidung beim Outsourcing ist deshalb nie nur ein Kostenvergleich. Gefragt wird auch: Gehört die Leistung zum Kern dessen, womit sich das Unternehmen vom Wettbewerb abhebt? Dann bleibt sie in der Regel im Haus.

Praxis-Transfer & Strategie

Vertrag und Steuerung

Der Dienstleister schuldet nur, was vereinbart ist. Leistungsumfang, Qualitätskennzahlen (z. B. Lieferquote 98 %, Reaktionszeit bei Störungen), Preisanpassung, Laufzeit, Kündigung und die Rückgabe von Daten und Beständen am Vertragsende gehören deshalb in den Vertrag. Im Betrieb überwacht jemand diese Kennzahlen laufend; die Auswahl läuft wie jede Lieferantenbewertung über Preis, Qualität, Zuverlässigkeit und Finanzkraft. Zum Kostenvergleich gehört auch der Aufwand für Steuerung und Abstimmung – sinnvoll ist eine Betrachtung nach Total Cost of Ownership statt nur nach Stückpreis.

Personal und Datenschutz

Übernimmt der Dienstleister einen ganzen Betriebsteil samt Organisation, etwa das Lager mit Personal, kann ein Betriebsübergang nach § 613a BGB vorliegen. Dann gehen die Arbeitsverhältnisse auf den neuen Inhaber über, Kündigungen wegen des Übergangs sind unwirksam, die Beschäftigten müssen vorher in Textform unterrichtet werden und können binnen eines Monats widersprechen. Verarbeitet der Dienstleister personenbezogene Daten, etwa bei der Lohnabrechnung, bleibt das auftraggebende Unternehmen nach Art. 28 DSGVO verantwortlich und braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Merke: Outsourcing lohnt sich bei Randaufgaben mit schwankender oder kleiner Menge – also unterhalb der kritischen Menge – und wenn ein Spezialist sie besser oder billiger erledigt.