Die externe Personalbeschaffung deckt einen Personalbedarf mit Personen, die bisher nicht im Unternehmen beschäftigt sind. Sie erhöht damit den Personalbestand – anders als die interne Beschaffung, die vorhandene Mitarbeiter nur auf andere Stellen verschiebt.

Wann extern beschafft wird

Es gibt intern niemanden mit der nötigen Qualifikation.
Der Bedarf ist zusätzlich (Wachstum, neue Abteilung) und lässt sich nicht durch Umverteilung decken.
Das Unternehmen will bewusst neues Wissen und neue Sichtweisen holen.
Am Ende einer internen Besetzungskette bleibt eine Stelle offen, die extern nachbesetzt werden muss.

Wege der externen Beschaffung

Passiv (Unternehmen wartet auf Bewerber)	Aktiv (Unternehmen spricht Kandidaten an)
Stellenanzeige in Online-Jobbörse, Zeitung, Karriereseite	Direktansprache über Karrierenetzwerke (Active Sourcing)
Meldung bei der Agentur für Arbeit	Personalberater, Headhunter
Initiativbewerbungen	Hochschulkontakte, Karrieremessen
Bewerberpool früherer Verfahren (nur mit Einwilligung)	Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme

Auch Leiharbeit zählt zur externen Beschaffung: Die Arbeitskraft kommt von außen, ein Arbeitsvertrag mit dem eigenen Unternehmen entsteht aber nicht. Grundlage jeder Suche ist das Anforderungsprofil der Stelle; daraus folgen Anzeigentext, Kanalwahl und Auswahlkriterien.

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
größere Auswahl an Bewerbern	höhere Beschaffungskosten (Anzeigen, Berater)
neue Ideen, keine Betriebsblindheit	längere Einarbeitung, Betrieb ist dem Neuen unbekannt
Personalbedarf wird wirklich gedeckt, keine Folgevakanz	höheres Risiko der Fehlbesetzung, Bewerber nur aus dem Auswahlverfahren bekannt
auch neue Qualifikationen am Markt verfügbar	Enttäuschung übergangener interner Kandidaten

Beispiel: Eine Spedition sucht eine Disponentin. Variante A: Stellenanzeige in zwei Jobbörsen für zusammen 1.800 €, dazu 25 Stunden Aufwand von Personalabteilung und Fachbereich für Sichtung und Gespräche zu je 50 €, also 1.250 €. Variante B: Personalberater mit einem Honorar von 20 % des Jahresgehalts von 48.000 €, also 9.600 €, plus 8 Stunden internem Aufwand (400 €). Kosten je Besetzung: A 3.050 €, B 10.000 €. Variante B lohnt sich nur, wenn die Stelle sonst deutlich länger unbesetzt bliebe oder die Anzeige keine geeigneten Bewerber bringt.

Rechtlicher Rahmen

Die Stellenausschreibung muss neutral formuliert sein; sie darf niemanden wegen Rasse oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität ausschließen (§§ 1, 11 AGG). Wer im Auswahlverfahren benachteiligt wird, kann eine Entschädigung verlangen, bei einer Absage höchstens drei Monatsgehälter, wenn er auch ohne die Benachteiligung nicht eingestellt worden wäre. Der Anspruch muss innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend gemacht werden (§ 15 AGG). Unterlagen abgelehnter Bewerber dürfen nach Abschluss des Verfahrens nur mit deren Einwilligung in einem Bewerberpool gespeichert werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wichtig: In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern braucht jede Einstellung die Zustimmung des Betriebsrats (§ 99 BetrVG). Hat der Betriebsrat verlangt, dass Stellen zuerst intern ausgeschrieben werden (§ 93 BetrVG), und unterbleibt das, darf er die Zustimmung zur externen Einstellung verweigern.

Abgrenzung: Bei der internen Personalbeschaffung wird eine Stelle mit vorhandenen Mitarbeitern besetzt, etwa durch Versetzung oder Beförderung. Der Personalbestand bleibt gleich, die Lücke wandert an die frei gewordene Stelle. Die externe Beschaffung bringt dagegen zusätzliches Personal ins Unternehmen.

Praxis-Transfer & Strategie

Im Betrieb

Wer häufig extern sucht, misst Dauer und Kosten je Besetzung („Time to Hire“, „Cost per Hire“) und vergleicht die Kanäle: Welche Jobbörse bringt Bewerber, die eingestellt werden und bleiben? Eine erkennbare Arbeitgebermarke senkt die Kosten, weil mehr passende Bewerbungen ohne Berater eingehen. Entscheidend nach der Zusage ist das Onboarding, denn ein großer Teil der Frühfluktuation entsteht in den ersten Monaten.

Was in der Prüfung gefragt werden könnte

Vor- und Nachteile interner und externer Beschaffung gegenüberstellen
Beschaffungswege nennen und für eine konkrete Stelle begründet auswählen
Beteiligung des Betriebsrats (§§ 93, 99 BetrVG) und AGG-Anforderungen an die Ausschreibung