Die Personalbeschaffung stellt die Mitarbeiter bereit, die laut Personalbedarfsplanung fehlen – in der richtigen Zahl, mit der richtigen Qualifikation, zum richtigen Zeitpunkt. Sie umfasst die Wahl des Beschaffungswegs, die Ansprache von Bewerbern, die Auswahl und die Einstellung.

Ablauf

Bedarf feststellen und Stelle freigeben
Anforderungsprofil aus der Stellenbeschreibung ableiten
Beschaffungsweg wählen: intern oder extern
Stelle ausschreiben oder Kandidaten direkt ansprechen
Vorauswahl nach Unterlagen, dann Interviews, Tests oder Assessment-Center
Entscheidung, Beteiligung des Betriebsrats, Vertrag, Einarbeitung

Interne und externe Beschaffung

	Interne Beschaffung	Externe Beschaffung
Wege	innerbetriebliche Ausschreibung, Versetzung, Beförderung, Übernahme von Auszubildenden, Personalentwicklung	Stellenanzeigen, Jobbörsen, Agentur für Arbeit, Personalberater, Hochschulkontakte, Active Sourcing, Zeitarbeit
Vorteile	geringere Kosten, schnellere Besetzung, Bewerber und Betrieb kennen sich, Aufstiegschancen motivieren	größere Auswahl, neue Ideen und Kenntnisse, keine Lücke an anderer Stelle
Nachteile	Lücke wird nur verschoben, kleinere Auswahl, Betriebsblindheit, Enttäuschung bei abgelehnten Kollegen	höhere Kosten, längere Einarbeitung, Risiko einer Fehlbesetzung, Unruhe bei übergangenen Mitarbeitern

Merke: Interne Beschaffung deckt den Bedarf des Betriebs als Ganzes nicht – sie verlagert ihn nur auf die Stelle, die der Versetzte verlässt.

Beispiel: Ein Maschinenbauer sucht eine Projektleiterin mit 60.000 € Jahresgehalt. Variante 1 ist eine Anzeige in einer Online-Jobbörse für 1.800 € plus rund 40 Stunden eigener Aufwand für Sichtung und Gespräche zu je 50 €, zusammen 3.800 €. Variante 2 ist ein Personalberater, der 25 % des Jahresgehalts verlangt, also 15.000 €. Der Berater lohnt sich nur, wenn die Anzeige voraussichtlich keine geeigneten Bewerber bringt oder wenn er die Stelle so viel schneller besetzt, dass die eingesparten Vakanzkosten die Mehrkosten von 11.200 € übersteigen. Parallel prüft der Betrieb, ob ein erfahrener Konstrukteur intern aufsteigen kann – dann fiele zwar keine Vermittlungsgebühr an, aber in der Konstruktion entstünde eine neue Lücke.

Rechtlicher Rahmen

Stellenanzeigen müssen diskriminierungsfrei formuliert sein (§ 11 AGG), etwa geschlechtsneutral mit „m/w/d“ und ohne Altersgrenzen.
Wer wegen eines Merkmals nach § 1 AGG benachteiligt wird, kann Entschädigung verlangen. Hätte der Bewerber die Stelle auch bei fairer Auswahl nicht bekommen, sind höchstens drei Monatsgehälter zu zahlen. Der Anspruch muss innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend gemacht werden (§ 15 AGG).
Legt der Bewerber Indizien für eine Benachteiligung vor, muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine vorlag (§ 22 AGG). Deshalb werden Auswahlgründe dokumentiert.
Der Betriebsrat kann verlangen, dass Stellen zuerst innerbetrieblich ausgeschrieben werden (§ 93 BetrVG). Jeder Einstellung muss er in Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern zustimmen (§ 99 BetrVG).
Bewerberdaten unterliegen der DSGVO und dem BDSG: nur erheben, was für die Stelle nötig ist, und nach Abschluss des Verfahrens löschen. Üblich ist eine Aufbewahrung von etwa sechs Monaten nach der Absage, damit sich der Arbeitgeber gegen AGG-Ansprüche verteidigen kann (zwei Monate Geltendmachung, danach drei Monate Klagefrist nach § 61b ArbGG).

Wichtig: Die Entschädigung nach § 15 AGG hängt nicht davon ab, dass der Bewerber die Stelle bekommen hätte. Schon die diskriminierende Anzeige kann ein Indiz sein – widerlegt der Arbeitgeber es nicht, kann auch ein Bewerber, der ohnehin abgelehnt worden wäre, eine Entschädigung von bis zu drei Monatsgehältern verlangen.

Praxis-Transfer & Strategie

Im Betrieb

Bei knappen Fachkräften entscheidet weniger die Anzeige als die Geschwindigkeit: Wer Bewerber drei Wochen auf eine Antwort warten lässt, verliert sie an den Wettbewerber. Hilfreich sind ein klares Anforderungsprofil mit Muss- und Kann-Kriterien, feste Rückmeldefristen und eine sichtbare Arbeitgebermarke (Employer Branding).

Was in der Prüfung gefragt werden könnte

Vor- und Nachteile interner und externer Beschaffung gegenüberstellen und für einen Fall eine begründete Empfehlung geben, Beschaffungswege nennen, Rechte des Betriebsrats und die AGG-Anforderungen an Stellenanzeigen zuordnen.